バックグラウンド確認（BGV）とは、候補者が組織に入社する際に提出した書類を確認し、その真正性を検証することを指します。
これは、生年月日、学歴、職歴などの裏付け書類の確認にとどまりません。企業の方針や職務の性質に応じて、信用スコアの確認、犯罪データベースでの確認、薬物検査も対象になることがあります。バックグラウンド確認を行う際のベストプラクティス：
同意を得て、合法的に：
BGVで最も重要なのは、入社後にBGVが実施されることを候補者に開示することです。また、否定的な結果が出た場合にどうなるかも、候補者に説明しておく必要があります。これにより、双方の間に透明性と信頼が生まれます。
企業は、所定の書類に本人に記入してもらい、リストアップされた確認を組織が実施することを認める署名を取得する必要があります。（多くの組織はこれを外部の事業者に委託しています。）
これは、候補者の期待を適切に整えるのに役立つとともに、解雇や紛争が生じた場合に、組織を法的に守ることにもなります。
入念かつ徹底して行う：
従業員はあらゆる組織にとって重要な資産です。証明書類を確認する際は、具体的かつ徹底して行うのが望ましいといえます。企業は、組織全体で必須となる文書化されたBGVのリストを持つ必要があります。さらに、職務や役職によって必要となる追加の項目も定めておきます。これにより曖昧さがなくなり、担当者に依存しない運用ができます。
文書化：
各レポートは所定の形式に従い、RED／YELLOW／GREENといったすべての判定は、書面または文書による証拠で明確に裏付けられている必要があります。これは紛争の解決に役立ちます。
例：大学の証明書が偽造であった場合、その書類やメールのやり取りによって、それが当該の大学・学校から発行されたものであることを明確に立証できなければなりません。
機密保持：
会社に提出されたすべての従業員の書類は、機密として扱う必要があります。会社および外部の事業者の双方が、これを守るためにあらゆる努力を払わなければなりません。結果にかかわらず、最終的なレポートも厳重に機密として保持し、権限のある者だけが閲覧またはアクセスできるようにします。
コミュニケーションと情報のやり取り：
仕事においてコミュニケーションは重要であり、BGVのレポートが否定的な結果となった場合も同様です。組織が候補者と対話し、レポートの内容を説明することが極めて重要です。このやり取りの中で、疑問点や誤解などを解消できます。また、候補者が自分の側の説明をし、誤った報告などを正す機会にもなります。
BGVのアウトソーシング：
多くの企業がこの業務を外部の事業者に委託しており、これが最も管理しやすい方法です。アウトソーシングのメリット：
・コスト効率が高い。
・BGV企業は、現住所の確認や学歴の確認などを行うためのネットワークが充実している。
・正確で効率的なレポートを作成する専門知識がある。
・日常的にこの業務を行っているため、企業が州法および中央政府の法律を遵守し続けられるようにするとともに、紛争が生じた場合に備えて、十分に文書化された証拠を保管している。
市場にはこの業務を扱う代理店が多数ありますが、市場でより優れた実績を持つ代理店を探すことをお勧めします。費用だけで決めないようにしてください。
