La verificación de antecedentes (BGV) consiste en comprobar o autenticar los documentos que un candidato ha presentado al incorporarse a una organización.
No se limita a revisar documentos de respaldo como la fecha de nacimiento, la formación académica y la experiencia, sino que, según el mandato de la empresa y la naturaleza del puesto, también puede abarcar la verificación del puntaje crediticio, la consulta de bases de datos penales y las pruebas de detección de drogas. Mejores prácticas para realizar la verificación de antecedentes:
Con consentimiento y conforme a la ley:
El aspecto más importante de la BGV es informar al candidato de que se llevará a cabo una vez que se incorpore a la organización. También se deben explicarle las consecuencias en caso de un informe negativo. Esto genera transparencia y confianza entre ambas partes.
Las empresas deben hacer que el candidato complete el documento y obtener su firma que autorice a la organización a realizar las verificaciones indicadas. (Dado que la mayoría de las organizaciones subcontratan esta tarea a proveedores externos).
Esto ayuda a establecer las expectativas del candidato y también protege legalmente a la organización en caso de despido o disputa.
Sé diligente y minucioso:
Los empleados son un activo importante para cualquier organización. Es preferible que, al verificar las referencias y los documentos, se actúe con precisión y minuciosidad. La empresa debe contar con listas documentadas de BGV obligatorias para toda la organización, y también con otras adicionales que se requieran por el rol o el puesto. Esto eliminará cualquier ambigüedad y no dependerá de las personas.
Documentación:
Cada informe debe seguir un esquema establecido y cada observación, como ROJO/AMARILLO/VERDE, debe estar claramente respaldada por pruebas escritas o documentales. Esto ayuda a resolver disputas.
Por ejemplo: si el certificado de una universidad es falso, el documento o el rastro de correos debe establecer con claridad que este se originó en la universidad o el colegio correspondiente.
Confidencialidad:
Cada documento del empleado entregado a la empresa debe tratarse como confidencial. La empresa y los proveedores externos deben hacer todo lo posible por protegerlo. El informe final, sea cual sea el resultado, también debe mantenerse estrictamente confidencial y ser distribuido o consultado únicamente por personas autorizadas.
Comunicación o intercambio de información:
La comunicación es fundamental en el trabajo, y lo mismo ocurre cuando un informe de BGV es negativo. Es de suma importancia que la organización dialogue con el candidato y le explique el informe. En esas conversaciones se pueden aclarar dudas, malentendidos, etc. Esto también da al candidato la oportunidad de explicar su versión y de corregir cualquier información errónea.
Subcontratación de la BGV:
La mayoría de las empresas subcontratan esta actividad a un proveedor externo, y es la mejor forma de gestionarla. Beneficios de la subcontratación:
•Es rentable.
•Las empresas de BGV cuentan con mejores redes para gestionar las verificaciones de domicilio físico, de formación académica, etc.
•Tienen la experiencia necesaria para entregar informes exactos y eficientes.
•Como gestionan esta actividad a diario, aseguran que la empresa cumpla las leyes estatales y centrales y mantienen evidencia bien documentada para respaldarla en caso de disputa.
Aunque en el mercado hay muchas agencias que gestionan esta actividad, es recomendable buscar una con mejores credenciales en el mercado. No decidas solo por el costo.
