يشير التحقق من الخلفيات (BGV) إلى فحص المستندات التي قدمها المرشح عند انضمامه إلى مؤسسة وتوثيقها.
ولا يقتصر ذلك على فحص المستندات الداعمة مثل تاريخ الميلاد والمؤهلات التعليمية والخبرة وغيرها، بل قد يشمل أيضاً فحص التصنيف الائتماني والتحقق من قاعدة البيانات الجنائية وفحص المخدرات بحسب توجه الشركة وطبيعة الوظيفة. أفضل الممارسات لإجراء التحقق من الخلفيات:
بموافقة المرشح وبصورة قانونية:
أهم جوانب التحقق من الخلفيات (BGV) إبلاغ المرشح بأنه سيُجرى بعد انضمامه إلى المؤسسة. كما يجب شرح العواقب للمرشح في حال صدور تقرير سلبي. ويؤدي ذلك إلى الشفافية والثقة بين الطرفين.
يجب على الشركات أن تجعل العميل يملأ المستند ويوقّعه تفويضاً للمؤسسة بإجراء الفحوصات المدرجة. (إذ تستعين معظم المؤسسات بمزودين خارجيين من أطراف ثالثة لهذه المهمة).
ويساعد ذلك في تحديد توقعات المرشح، كما يحمي المؤسسة قانونياً في حال أي فصل أو نزاع.
كن مجتهداً ودقيقاً:
الموظفون أصل مهم لأي مؤسسة. ومن الأفضل أن يكون المرء محدداً ودقيقاً عند فحص الشهادات. ويجب أن تكون لدى الشركة قوائم موثقة للتحقق من الخلفيات (BGV) إلزامية في جميع أنحاء المؤسسة، إضافة إلى قوائم أخرى مطلوبة بحسب دور الوظيفة أو منصبها. وسيزيل ذلك أي غموض ولن يعتمد على الأشخاص.
التوثيق:
يجب أن يتبع كل تقرير نمطاً محدداً، وأن تستند كل ملاحظة مثل أحمر/أصفر/أخضر (RED/YELLOW/GREEN) بوضوح إلى أدلة مكتوبة أو مستندية. ويساعد ذلك في تسوية النزاعات.
مثال: إذا كانت شهادة جامعية مزورة، فيجب أن يثبت المستند أو سلسلة البريد الإلكتروني بوضوح أنها صادرة من الجامعة أو الكلية المعنية.
السرية:
ينبغي التعامل مع كل مستند موظف يُقدَّم إلى الشركة على أنه سري. ويجب بذل كل جهد من جانب الشركة ومزودي الطرف الثالث لحمايته. كما يجب إبقاء التقرير النهائي سرياً للغاية بغض النظر عن نتيجته، وألا يتم تداوله أو الاطلاع عليه إلا من قبل الأشخاص المصرح لهم.
التواصل أو تبادل المعلومات:
التواصل أمر حاسم في العمل، وينطبق الأمر نفسه عندما يصدر تقرير تحقق من الخلفيات (BGV) سلبي. ومن الأهمية القصوى أن تتواصل المؤسسة مع المرشح وتشرح له التقرير. ويمكن في هذه التفاعلات توضيح أي لبس أو سوء فهم وما شابه. كما يتيح ذلك للمرشح شرح روايته وفرصة لتصحيح أي بلاغ خاطئ.
الاستعانة بمصادر خارجية للتحقق من الخلفيات:
تسند معظم الشركات هذا النشاط إلى مزود خارجي من طرف ثالث، وهذه أفضل طريقة لإدارته. فوائد الاستعانة بمصادر خارجية:
•هي فعالة من حيث التكلفة.
•تتمتع شركات التحقق من الخلفيات (BGV) بشبكة علاقات أفضل لإدارة التحقق من العناوين الفعلية والمؤهلات التعليمية وغيرها.
•لديها الخبرة في إعداد تقارير دقيقة وفعالة.
•وبما أنها تدير هذا النشاط يومياً، فإنها تضمن بقاء الشركة ممتثلة قانونياً لقوانين الولايات والقوانين المركزية، وتحتفظ بأدلة موثقة جيداً للدعم في حال أي نزاع.
ورغم وجود كثير من الوكالات في السوق التي تدير هذا النشاط، يُنصح بالبحث عن وكالة تتمتع بسمعة وسجل أفضل في السوق. ولا تقرر بالنظر إلى التكلفة وحدها.
