La vérification des antécédents (BGV) consiste à contrôler ou à authentifier les documents qu’un candidat a fournis lors de son arrivée dans une organisation.
Elle ne se limite pas à la vérification des justificatifs tels que la date de naissance, les diplômes et l’expérience, etc. Elle peut aussi comprendre une vérification du score de crédit, du casier judiciaire et un test de dépistage de drogues, selon le mandat de l’entreprise et la nature du poste. Bonnes pratiques pour mener une vérification des antécédents :
Avec consentement et dans le respect de la loi :
L’aspect le plus important de la BGV est d’informer le candidat qu’elle sera réalisée lorsqu’il ou elle rejoindra l’organisation. Les conséquences d’un rapport négatif doivent également lui être expliquées. Cela instaure transparence et confiance entre les deux parties.
Les entreprises doivent faire remplir le document par le candidat et obtenir sa signature autorisant l’organisation à effectuer les vérifications listées. (La plupart des organisations sous-traitent cette activité à des prestataires tiers.)
Cela permet de définir les attentes du candidat et protège aussi juridiquement l’organisation en cas de licenciement ou de litige.
Être diligent et rigoureux :
Les collaborateurs sont un atout important pour toute organisation. Il vaut mieux être précis et rigoureux lors du contrôle des justificatifs. L’entreprise doit disposer de listes de BGV documentées, obligatoires dans toute l’organisation, ainsi que de listes supplémentaires requises en raison du rôle ou du poste. Cela supprimera toute ambiguïté et ne dépendra pas des personnes.
Documentation :
Chaque rapport doit suivre un modèle défini et chaque mention, comme ROUGE/JAUNE/VERT, doit être clairement étayée par des preuves écrites ou documentaires. Cela facilite la résolution des litiges.
Par exemple : si un diplôme universitaire est faux, le document ou l’échange d’e-mails doit clairement établir qu’il émane bien de l’université ou de l’établissement concerné.
Confidentialité :
Chaque document de collaborateur remis à l’entreprise doit être traité comme confidentiel, et tous les efforts doivent être faits, du côté de l’entreprise comme de celui des prestataires tiers, pour le protéger. Le rapport final, quel qu’en soit le résultat, doit également rester strictement confidentiel et n’être diffusé ou consulté que par des personnes autorisées.
Communication ou échange d’informations :
La communication est essentielle dans le travail, et cela vaut aussi lorsqu’un rapport de BGV est négatif. Il est de la plus haute importance que l’organisation échange avec le candidat et lui explique le rapport. Ces échanges permettent de lever toute question ou tout malentendu. Le candidat peut aussi y donner sa version et saisir l’occasion de corriger toute erreur de rapport.
Sous-traitance de la BGV :
La plupart des entreprises sous-traitent cette activité à un prestataire tiers, ce qui est la meilleure façon de la gérer. Avantages de la sous-traitance :
•Elle est économique.
•Les sociétés de BGV disposent d’un meilleur réseau pour gérer les vérifications d’adresse physiques, la vérification des diplômes, etc.
•Elles ont l’expertise nécessaire pour produire des rapports exacts et efficaces.
•Comme elles gèrent cette activité au quotidien, elles veillent à ce que l’entreprise reste en conformité avec les lois des États et du gouvernement central, et conservent des preuves bien documentées en cas de litige.
Il existe sur le marché de nombreuses agences qui gèrent cette activité, mais il est conseillé de choisir une agence ayant de meilleures références. Ne décidez pas uniquement en fonction du coût.
