Xác minh lý lịch (BGV) là việc kiểm tra hoặc xác thực các giấy tờ mà ứng viên đã cung cấp khi gia nhập một tổ chức.
Điều này không chỉ giới hạn ở việc kiểm tra các giấy tờ chứng minh như ngày sinh, trình độ học vấn và kinh nghiệm, v.v. mà còn có thể bao gồm kiểm tra điểm tín dụng, xác minh cơ sở dữ liệu hình sự và xét nghiệm ma túy, tùy theo yêu cầu của công ty và tính chất công việc. Các thông lệ tốt nhất khi thực hiện xác minh lý lịch:
Có sự đồng ý và hợp pháp:
Khía cạnh quan trọng nhất của BGV là thông báo cho ứng viên rằng việc này sẽ được thực hiện sau khi họ gia nhập tổ chức. Đồng thời, hậu quả trong trường hợp có báo cáo tiêu cực cũng phải được giải thích cho ứng viên. Điều này dẫn đến sự minh bạch và tin cậy giữa cả hai bên.
Các công ty phải yêu cầu khách hàng điền vào biểu mẫu và ký giấy ủy quyền cho tổ chức thực hiện các kiểm tra đã liệt kê. (Vì phần lớn các tổ chức thuê ngoài việc này cho các nhà cung cấp bên thứ 3).
Điều này giúp thiết lập kỳ vọng của ứng viên và cũng bảo vệ tổ chức về mặt pháp lý trong trường hợp sa thải hoặc tranh chấp.
Cẩn trọng và kỹ lưỡng:
Nhân viên là tài sản quan trọng của mọi tổ chức. Khi kiểm tra các văn bằng, chứng nhận, nên làm cụ thể và kỹ lưỡng. Công ty phải có danh mục BGV được lập thành văn bản, bắt buộc trong toàn tổ chức, cùng các mục bổ sung do vai trò hoặc vị trí công việc yêu cầu. Điều này sẽ loại bỏ mọi sự mơ hồ và không phụ thuộc vào cá nhân.
Lập hồ sơ tài liệu:
Mỗi báo cáo phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định và mọi nhận xét như ĐỎ/VÀNG/XANH phải được chứng minh rõ ràng bằng bằng chứng văn bản hoặc tài liệu. Điều này giúp giải quyết tranh chấp.
Ví dụ: Nếu chứng chỉ đại học là giả, tài liệu hoặc chuỗi thư điện tử phải xác lập rõ ràng rằng nó đã xuất phát từ trường đại học/cao đẳng liên quan.
Tính bảo mật:
Mỗi tài liệu của nhân viên nộp cho công ty phải được coi là bảo mật. Và công ty cùng các nhà cung cấp bên thứ 3 phải nỗ lực hết sức để bảo vệ chúng. Báo cáo cuối cùng, bất kể kết quả ra sao, cũng phải được giữ bí mật nghiêm ngặt, và chỉ được lưu hành hoặc truy cập bởi những người được ủy quyền.
Giao tiếp hoặc trao đổi thông tin:
Giao tiếp là yếu tố then chốt trong công việc, và điều này cũng đúng khi báo cáo BGV có kết quả tiêu cực. Điều cực kỳ quan trọng là tổ chức trao đổi với ứng viên và giải thích báo cáo. Mọi thắc mắc, hiểu lầm, v.v. đều có thể được giải quyết trong các buổi trao đổi như vậy. Điều này cũng cho ứng viên cơ hội trình bày quan điểm của họ và làm rõ mọi sai sót trong báo cáo, v.v.
Thuê ngoài BGV:
Hầu hết các công ty thuê ngoài hoạt động này cho nhà cung cấp bên thứ 3 và đây là cách quản lý tốt nhất. Lợi ích của việc thuê ngoài:
•Tiết kiệm chi phí.
•Các công ty BGV có mạng lưới tốt hơn để quản lý việc xác minh địa chỉ thực tế, xác minh trình độ học vấn, v.v.
•Họ có chuyên môn để đưa ra báo cáo chính xác và hiệu quả.
•Vì họ quản lý hoạt động này hằng ngày, họ bảo đảm công ty luôn tuân thủ pháp luật của bang và trung ương, đồng thời lưu giữ bằng chứng được lập hồ sơ đầy đủ để hỗ trợ khi có tranh chấp.
Trên thị trường có rất nhiều đơn vị quản lý hoạt động này, nhưng nên tìm đơn vị có uy tín tốt hơn trên thị trường. Đừng chỉ quyết định dựa trên chi phí.
