要点：
UAN職歴確認は、利用可能なEPFO連携の記録を使って、候補者の職歴情報を照合するものです。記録されている雇用主、拠出の状況、一部の雇用日付の確認に役立ちます。ただし、職歴を網羅したレポートではなく、それだけでは役職、給与、職責、業績を確認することはできません。
インドの多くのHRチームにとって、職歴確認は、おなじみの問題から始まります。候補者の履歴書の記載と、以前の雇用主から受け取った書類の内容が、少し食い違っているというものです。害のない違いであることもあれば、まれに、より詳しく調べる必要がある場合もあります。
UANに関する確認は、雇用主に比較のためのもうひとつの材料を提供します。候補者が提供した情報を裏付けることもあれば、説明が必要な期間に目を向けさせることもあります。ただし、あくまで証拠のひとつとして扱うべきであり、職歴に関するあらゆる疑問への最終的な答えとして扱うべきではありません。
UAN職歴確認とは
UANはUniversal Account Numberの略です。EPFO加入者の積立基金（provident fund）サービスと結びついています。EPFOは、公式プラットフォームを通じて、UANの有効化、パスブックの閲覧、KYCの更新、オンラインでの請求などのサービスを提供しています。
採用時のスクリーニングの際、HRチームは、権限が認められたプロセスを通じて、利用可能なEPFO連携の情報を確認することがあります。利用できる記録やアクセス範囲によっては、その情報が、雇用関係や拠出の事実が記録されていたことを裏付ける助けになる場合があります。
重要なのは「利用可能な」という言葉です。UANが、その人の職業人生のすべてを自動的に明らかにするわけではありません。EPFOの該当記録の外にある仕事、海外での就業、想定された方法で記録されなかった雇用形態は、表れない可能性があります。また、その人が仕事ぶりに優れていたかどうかも、雇用主には分かりません。
UAN職歴確認の仕組み
このプロセスは、通常、より広範な従業員のバックグラウンドチェックの一部として行われます。
1. 候補者にチェックについて説明する
なぜその情報が必要なのか、何を確認するのか、結果をどのように使うのかを候補者に伝えます。実施する確認の手段に応じた、適切な同意または認可を取得します。
UANを理由に、候補者のEPFOのパスワードやワンタイムパスワードを求めてはいけません。アカウントの認証情報は非公開のままにしておく必要があります。
2. 認可された確認手段を使う
得られる情報は、利用するサービス、候補者のアカウントの状態、それに結びついた記録、設定されている権限によって異なります。誰かのUANを知っているだけでは、非公開のアカウント情報に無制限にアクセスできるわけではありません。
3. 利用可能な記録を確認する
確認担当者は、記録されている雇用主との関係、拠出の記録、雇用に関連する日付を見ることがあります。これらの詳細は、記録に何があるかを示すものです。その人の役割、給与、報告ライン、退職理由を自動的に説明するものではありません。
4. 結果を書類と照合する
情報を、候補者の履歴書、応募書類、在職証明書、退職証明書、給与関連書類、申告内容と照らし合わせます。重大な食い違いには注意を払いますが、あらゆる違いが不誠実さを意味すると決めつけないでください。
5. 候補者に説明の機会を与える
一致しない点があれば、結論を出す前に質問します。違いは、給与の締め日、グループ会社間の異動、人材派遣などの雇用形態、事務上の誤り、記録更新の遅れから生じることがあります。問題が引き続き重要な場合は、以前の雇用主に連絡するか、追加の証拠を求めます。
| 段階 | HRが目指すこと |
| 範囲と認可 | 確認する内容を決め、許可を得る |
| 記録の確認 | 利用可能なEPFO連携の情報を調べる |
| 書類の照合 | 記録を候補者の申告と照らし合わせる |
| 確認と説明 | 違いを理解し、調査する |
| 最終評価 | 証拠を記録し、公正な判断を下す |
UAN確認で分かること
UAN確認は、利用可能な記録に含まれている場合、HRチームが次の情報を確認するのに役立ちます。
| 情報 | 示唆される内容 |
| 雇用主または事業所の詳細 | その事業所との間で記録された関係 |
| 拠出の状況 | ある期間に記録された積立基金への拠出 |
| 雇用に関連する日付 | 記録に示された日付の裏付けとなる証拠 |
| 履歴書との相違点 | 説明が必要になりうる事項 |
| 役職と職責 | 通常、雇用主または書類による確認が必要 |
| 給与 | 通常、給与関連書類または雇用主による確認が必要 |
| 職歴の全体 | UAN記録だけでは保証できない |
拠出期間が重なっているように見える場合は注意が必要かもしれませんが、それが二重就業や不正行為の証拠であるとは限りません。雇用主は、判断を下す前に事情を把握する必要があります。
雇用主がUANに基づく確認を使う理由
慎重に使えば、UANの確認は、雇用に関する証拠の情報源をもうひとつ増やしてくれるため有用です。日付の食い違いを早期に把握したり、候補者の申告を利用可能な記録と照らし合わせたり、雇用主への直接確認が必要かどうかを判断したりするのに役立ちます。
体系的なスクリーニングプロセスの一部として使うと、特に有効です。他のあらゆる職歴確認の近道として扱うと、有用性は下がります。
限界は何か
記録が不完全な場合がある
記録がないからといって、候補者がその組織で働いたことがないと自動的に証明されるわけではありません。記録が利用できない、古い、不完全である、あるいは報告の運用の影響を受けている場合があります。
すべての仕事が同じように表れるわけではない
雇用の対象範囲や記録の有無は、仕事の性質、雇用主による報告、資格、個別の事情に左右されることがあります。海外での就業や、EPFOの対象となる枠組みの外での仕事は、表れない可能性があります。
仕事の全体を確認できるわけではない
UANに関する情報を、役職、職責、業績、給与、上司、退職理由の証明として示すべきではありません。これらの詳細には、通常、書類の確認、以前の雇用主からの回答、またはその両方が必要です。
日付の違いは、問題のない理由で生じることもある
入社日や最終出勤日は、給与記録、HRの記録、退職証明書の間で異なることがあります。通知期間、異動、データ入力の誤りなど、いずれも違いを生む原因になります。候補者には、それを説明する機会が与えられるべきです。
プライバシーも重要
UANに紐づく情報は個人情報です。HRチームは、確認を正当な業務上の目的に限定し、認可されたアクセス方法を使い、社内のアクセスを制限し、レポートを保護し、プライバシーおよび保存に関する方針に従う必要があります。EPFOの公式ポータルでは、UANの有効化やパスブックの閲覧など、安全な加入者向けサービスを提供しています。
| 課題 | HRの適切な対応 |
| 記録がない | 裏付けとなる書類を求める |
| 日付の違い | 情報源を比較し、説明を求める |
| 役職が未確認 | 以前の雇用主に連絡する |
| 履歴が不完全 | 関連する職歴確認を追加する |
| アクセスが制限されている | 認可されたプロセスを使う |
UAN確認と雇用主への直接の職歴確認の違い
この2つは同一のチェックではありません。
| UANに基づく確認 | 雇用主への直接の職歴確認 |
| 利用可能なEPFO関連の記録を使う | 以前の雇用主と裏付けとなる証拠を使う |
| 雇用主と拠出の確認に役立つ場合がある | 雇用主が回答すれば、役職、日付、給与などの詳細を確認できる |
| 記録の有無とアクセスに左右される | 雇用主の回答と書類に左右される |
| 補助的な証拠として使うのが最適 | 特定の雇用に関する詳細を確認する必要がある場合に使うのが最適 |
上級職、規制対象の職務、顧客対応の職務では、情報源をひとつだけに頼ると、重要な疑問が解消されないまま残る可能性があります。その職務に関連する情報源を組み合わせるのが、賢明なプロセスです。
HRチームのための実践的なガイダンス
UANに関する確認を始める前に、HRチームは次のことを行う必要があります。
・確認の目的と範囲を説明する。
・適切な認可を取得する。
・パスワードやOTPを収集しない。
・記録を候補者の書類と照合する。
・食い違いをすぐに不正と決めつけず、調査する。
・職務上、役職、給与、職責の確認が必要な場合は、以前の雇用主に連絡する。
・確認した情報源と最終的な判断の根拠を、明確に記録しておく。
よくあるご質問
雇用主は、UANを使って以前の職歴を確認できますか。
プロセスが認可されている場合、利用可能なUAN関連の情報を証拠の情報源のひとつとして使うことができます。必要に応じて、書類や雇用主への直接確認と照らし合わせる必要があります。
UAN確認で職歴の全体が分かりますか。
いいえ。記録の欠落、報告上の問題、対象外の仕事、海外での就業、アクセスの制限が、結果に影響することがあります。
UAN確認で役職と給与を確認できますか。
それだけでは確認できません。役職、職責、給与、退職理由には、通常、雇用主による確認または裏付けとなる書類が必要です。
UAN確認だけでバックグラウンドチェックとして十分ですか。
いいえ。これはバックグラウンドチェックの一部にすぎません。職務に応じて、HRは本人確認、学歴、住所、犯罪歴、リファレンス、免許の確認も必要になる場合があります。
記録が一致しない場合、HRはどうすべきですか。
候補者に説明と裏付けとなる証拠を求めます。それでも相違が大きい場合は、以前の雇用主に連絡するか、別の関連する確認を実施します。
候補者の同意は必要ですか。
HRチームは、確認の手段に応じた適切な同意または認可のプロセスを使い、何を確認するかを説明する必要があります。アカウントのパスワードやOTPを求めてはなりません。
まとめ
UAN職歴確認は、HRチームにとって有用な追加の参考材料になります。雇用主、拠出、日付の確認に役立つ可能性がありますが、雇用主への直接の職歴確認の代わりにはならず、職歴の全体を証明することもできません。最も公正なアプローチは、利用可能な記録を書類と照合し、相違点を慎重に調べ、職務上さらに詳しい情報が必要な場合は、以前の雇用主による確認を活用することです。
