要点：
雇用主は、認可されたUAN確認のプロセスを使って、利用可能なEPFO連携の記録を候補者の履歴書や書類と照合できます。これは、記録されている雇用主、拠出の状況、雇用日付の確認に役立つ場合があります。ただし、それだけでは、候補者の職歴の全体、役職、給与、業績を証明するものではありません。
採用チームはしばしば、単純な問題に直面します。候補者の履歴書の情報が、スクリーニングの過程で受け取った書類と必ずしも一致しないのです。入社日が異なっていたり、申告に雇用主が抜けていたり、役職が履歴書では会社の記録よりも広い意味合いで書かれていたりします。
そこで役立つのが、オンラインでのUAN確認です。候補者が提供した情報と比較できる情報源を、雇用主にもうひとつ提供します。徹底したバックグラウンド確認のプロセスの代わりにはなりませんが、HRチームがどこをより詳しく調べるべきかを判断する助けになります。
UAN確認とは
UANはUniversal Account Numberの略です。EPFO加入者の積立基金（provident fund）サービスに紐づいています。EPFOの公式ポータルでは、UANの有効化、パスブックの閲覧、KYCの更新、オンラインでの請求などのサービスを提供しています。
職歴確認では、利用可能なEPFO連携の記録が、雇用主が候補者に関連する事業所、拠出の状況、一部の雇用関連の日付を確認する助けになる場合があります。得られる情報は、利用できる記録と、確認に用いる認可された方法によって異なります。
UANは、職歴を網羅したファイルではありません。その人が就いたすべての仕事を自動的に証明するものではなく、業績、職責、給与、退職理由を確認するものでもありません。雇用主は、より広範なバックグラウンドチェックの中の証拠のひとつとして扱う必要があります。
雇用主はUANを使ってどのように職歴を確認できるか
1. 確認すべき内容を決める
まず、確認を行う業務上の理由から始めます。以前の雇用主を確認するのか。履歴書にある空白期間を確認するのか。雇用日付を比較するのか。それとも、雇用主への直接確認が必要かどうかを判断するのか。
目的を明確にすることで、プロセスの焦点が定まり、不要な情報の収集を避けられます。
2. 候補者にプロセスを説明する
何をなぜ確認するのかを候補者に伝えます。利用する予定の確認の手段に応じた、適切な同意または認可を取得します。
候補者のUANを、そのアカウントに紐づくすべてにアクセスする許可と見なしてはいけません。候補者にEPFOのパスワードやワンタイムパスワードを求めないでください。
3. 認可された確認手段を使う
結果は、アカウントの状態、UANに紐づく記録、利用するサービス、設定されている権限によって異なります。雇用主は、EPFOの管理を回避しようとしたり、非公式なアクセス方法を使ったりしてはいけません。
4. 記録を裏付け書類と照合する
候補者の履歴書、応募書類、在職証明書、退職証明書、給与関連書類、申告内容を確認します。雇用主名、日付、その職務にとって重要なその他の詳細を比較します。
目的は、人を不採用にする理由を見つけることではありません。情報に一貫性があるかどうかを把握し、一貫性がない場合には、その違いが何によるものかを理解することです。
5. 不一致を調査する
結論を出す前に、候補者に説明を求めます。違いは、給与の締め日、グループ会社間の異動、人材派遣などの雇用形態、データ入力の誤り、更新の遅れなどから生じることがあります。
それでも問題が重要な場合は、以前の雇用主に連絡するか、別の裏付け書類を求めます。
| 段階 | パーパス |
| 範囲を定める | 重要な情報を決める |
| 認可を取得する | 候補者に通知し、認められたプロセスを使う |
| 記録を確認する | 利用可能なEPFO連携の情報を調べる |
| 書類を照合する | 候補者の申告を、裏付けとなる証拠と照らし合わせる |
| 相違点を解消する | 判断を下す前に問題を明らかにする |
UAN確認で分かる情報
関連する記録が利用できる場合、UAN確認は次の事項の確認に役立つことがあります。
| 情報 | 確認に役立つ可能性のあること |
| 雇用主または事業所の詳細 | 組織との間で記録された関係 |
| 拠出の状況 | ある期間に記録された積立基金への拠出 |
| 雇用に関連する日付 | 利用可能な記録にある日付の裏付けとなる証拠 |
| 履歴書との相違点 | 説明が必要な点 |
| 役職と職責 | 通常、雇用主または書類による確認が必要 |
| 給与 | 通常、給与関連書類または雇用主による確認が必要 |
| 職歴の全体 | UAN記録だけでは保証できない |
拠出期間が重なっているように見える場合は、さらに調べる必要があるかもしれません。ただし、それを自動的に不正、二重就業、不正行為と決めつけてはいけません。雇用主はまず事情を把握する必要があります。
UAN職歴確認が役立つ理由
UAN職歴確認は、HRチームに追加の参考材料を提供します。候補者の申告に含まれていなかった雇用期間を見つけたり、日付の違いに注意を向けたり、雇用主への直接確認が有用であることを示したりするのに役立つ場合があります。
また、バックグラウンド確認のプロセスをより体系的にすることもできます。履歴書だけに頼ったり、以前の雇用主からの返信を待つだけだったりするのではなく、HRチームは判断を下す前に複数の情報源を比較できます。
この確認は、従来の職歴確認を置き換えるのではなく、補完する形で使うときに最も有用です。
オンラインでのUAN確認の限界
すべての仕事が表れるとは限らない
記録がないからといって、候補者がその組織で働いたことがないと自動的に証明されるわけではありません。記録の有無は、報告の運用、資格、雇用形態、アカウントの状態、個別の事情に左右されることがあります。
表れない仕事もある
海外での就業や、EPFOの対象となる枠組みの外での仕事は、利用可能な記録に表れない場合があります。そのため、空白期間は、懸念事項として扱う前に背景を確認する必要があります。
役職や給与は確認できない
UAN関連の記録だけでは、候補者の役職、日々の職責、業績、給与、上司、退職理由を確認することはできません。これらの詳細には、通常、書類または以前の雇用主による確認が必要です。
記録によって日付が異なることがある
給与の日付、HRの日付、退職日、候補者が申告した日付は、必ずしも同一ではありません。通知期間、社内異動、事務上の誤りは、違いが生じる一般的な理由です。候補者には、説明する公正な機会を与えてください。
プライバシーとアクセスは重要
UANに紐づく情報は個人情報です。雇用主は、正当な業務上の目的を持ち、認可されたプロセスに従い、関係する担当者に限ってアクセスを制限し、レポートを保護し、プライバシーおよび保存に関する方針を適用する必要があります。EPFOは、公式プラットフォームを通じて安全な加入者向けサービスを提供しています。
| 課題 | HRの適切な対応 |
| 記録がない | 追加の裏付け書類を求める |
| 日付の違い | 情報源を比較し、説明を求める |
| 役職が未確認 | 以前の雇用主に連絡する |
| 履歴が不完全 | 関連する職歴確認を追加する |
| アクセスが制限されている | 認可された確認プロセスを使う |
UAN確認と雇用主への直接の職歴確認
これらの確認は、それぞれ異なる問いに答えるものです。
| UANに基づく確認 | 雇用主への直接の職歴確認 |
| 利用可能なEPFO関連の記録を使う | 以前の雇用主による確認と書類を使う |
| 雇用主と日付の確認に役立つ場合がある | 役職、給与、職責、退職の詳細を確認できる |
| 記録の有無とアクセスに左右される | 雇用主の回答と証拠に左右される |
| 補助的な証拠として使うのが最適 | 特定の職務に関する詳細を確認する必要がある場合に使うのが最適 |
上級職、規制対象の職務、顧客対応の職務では、情報源がひとつでは不十分な場合があります。UAN関連の情報と雇用主への直接の職歴確認を組み合わせることで、HRチームはより完全な根拠に基づいて確認できます。
雇用主のためのベストプラクティス
・情報を収集する前に、バックグラウンド確認の目的を説明する。
・適切な同意または認可を取得する。
・EPFOのパスワードやOTPを決して求めない。
・UAN関連の情報を、候補者の書類と照合する。
・食い違いは、不正の自動的な証拠ではなく、調査すべき疑問として扱う。
・役職、給与、職責、退職の詳細が重要な場合は、以前の雇用主に連絡する。
・レポートを安全に保管し、アクセスを権限のある担当者に限定する。
・確認した情報源と、最終的な判断の理由を記録する。
よくあるご質問
オンラインでのUAN確認とは
候補者のUANに関連する、利用可能なEPFO連携の情報を、認可を得て確認することです。雇用主は、記録されている雇用主、拠出の状況、雇用に関連する日付の確認の補助として利用できます。
雇用主は、UANを使って職歴を確認できますか。
はい。利用可能なUAN関連の情報を、証拠の情報源のひとつとして使うことができます。結果は、候補者の書類と、必要に応じて以前の雇用主による確認と照らし合わせる必要があります。
UAN確認で職歴の全体が分かりますか。
いいえ。記録の欠落、報告上の問題、海外での就業、対象外の仕事、アクセスの制限が、結果に影響することがあります。職歴の全体を保証するレポートとして宣伝すべきではありません。
UAN確認で役職や給与を確認できますか。
通常はできません。役職、職責、給与、上司、退職理由には、一般に、書類または以前の雇用主による確認が必要です。
UAN確認だけでバックグラウンドチェックとして十分ですか。
いいえ。これは従業員のバックグラウンドチェックの一部にすぎません。職務に応じて、雇用主は本人確認、学歴、住所、犯罪歴、リファレンス、免許の確認も必要になる場合があります。
UANの記録が書類と一致しない場合、HRはどうすべきですか。
候補者に説明と裏付けとなる証拠を求めます。それでも相違が大きい場合は、判断を下す前に、以前の雇用主に連絡するか、別の関連する確認を実施します。
UAN確認には候補者の同意が必要ですか。
雇用主は、適切な同意または認可のプロセスを使い、何を確認するかを説明する必要があります。候補者のEPFOのパスワードやOTPを求めてはなりません。
まとめ
オンラインでのUAN確認は、雇用主が、利用可能なEPFO連携の職歴情報を照合するのに役立ちます。雇用主との関係、拠出の状況、日付の確認に役立つ場合がありますが、職歴の全体やあらゆる職務の詳細を証明することはできません。最も強力な職歴確認のプロセスは、認可を得たUANの確認と書類の照合を組み合わせ、必要に応じて雇用主への直接の確認も行うものです。
