बैकग्राउंड चेक कई कंपनियों की हायरिंग का नियमित हिस्सा है। इससे नियोक्ता यह पुष्टि कर पाता है कि उम्मीदवार द्वारा दी गई जानकारी संगठन से जुड़ने से पहले सही है या नहीं।
यह जांच पिछली नौकरी की पुष्टि जितनी सरल हो सकती है। संवेदनशील पद के लिए इसमें पहचान, शिक्षा, पता, आपराधिक रिकॉर्ड, पेशेवर लाइसेंस, रेफ़रेंस या ड्राइविंग इतिहास भी शामिल हो सकते हैं।
सटीक प्रक्रिया एक नौकरी से दूसरी में बदलती है। किसी जूनियर ऑफ़िस पद को वही जांचें नहीं चाहिए जो फ़ाइनेंस मैनेजर, डिलीवरी ड्राइवर, नर्स या सिक्योरिटी गार्ड को चाहिए।
भारत में इस प्रक्रिया को अक्सर बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन या BGV कहा जाता है। नियोक्ता आमतौर पर उम्मीदवार से जानकारी लेते हैं और फिर उसे पिछले नियोक्ताओं, शैक्षणिक संस्थानों, सरकारी दस्तावेज़ों, अधिकृत डेटाबेस या स्क्रीनिंग एजेंसी के माध्यम से वेरिफ़ाई करते हैं।
बैकग्राउंड चेक क्या है?
बैकग्राउंड चेक यह जांचने की प्रक्रिया है कि किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत, शैक्षणिक, पेशेवर और कानूनी जानकारी असली है और नौकरी से प्रासंगिक है।
उदाहरण के लिए, कोई उम्मीदवार लिख सकता है कि उसने चार साल टीम लीडर के रूप में काम किया। नियोक्ता पदनाम और रोज़गार की तारीखों की पुष्टि के लिए पिछली कंपनी से संपर्क कर सकता है। नियोक्ता यह भी जांच सकता है कि उम्मीदवार की डिग्री, पता, पहचान दस्तावेज़ और पेशेवर लाइसेंस वैध हैं या नहीं।
बैकग्राउंड चेक सभी के लिए एक जैसा नहीं होता। नियोक्ता आमतौर पर व्यक्ति की ज़िम्मेदारियों, कंपनी की जानकारी तक पहुंच, ग्राहकों से संपर्क और जोखिम के स्तर के आधार पर जांचें चुनता है।
नियोक्ता बैकग्राउंड चेक क्यों करते हैं?
अधिकतर नियोक्ता व्यावहारिक कारणों से बैकग्राउंड चेक करते हैं:
- यह पुष्टि करने के लिए कि रिज़्यूमे की जानकारी सही है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि उम्मीदवार के पास पद के लिए ज़रूरी योग्यताएं हैं।
- कर्मचारियों, ग्राहकों, कंपनी की संपत्ति और गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए।
- नकली दस्तावेज़ों और पहचान संबंधी धोखाधड़ी का जोखिम घटाने के लिए।
- क्लाइंट, बीमा, उद्योग या नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए।
- अधिक सुरक्षित हायरिंग निर्णय लेने के लिए।
ऐसे व्यक्ति पर विचार करें जो कंपनी के भुगतान संभालने वाली नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है। रोज़गार और शिक्षा का वेरिफ़िकेशन पर्याप्त नहीं हो सकता। संगठन को वित्तीय या आपराधिक रिकॉर्ड की जांच की भी ज़रूरत पड़ सकती है क्योंकि नौकरी में उच्च स्तर का भरोसा शामिल है।
बैकग्राउंड चेक का मतलब अपने आप यह नहीं है कि नियोक्ता को उम्मीदवार पर संदेह है। कई संगठनों में यह हर शॉर्टलिस्ट किए गए आवेदक के लिए अपनाया जाने वाला एक मानक चरण भर है।
बैकग्राउंड चेक में क्या शामिल होता है?
जांची जाने वाली जानकारी पद और नियोक्ता की नीति पर निर्भर करती है। एक सामान्य जांच में निम्नलिखित क्षेत्र शामिल हो सकते हैं।
पहचान की जानकारी
पहचान वेरिफ़िकेशन पुष्टि करता है कि नौकरी के लिए आवेदन करने वाला व्यक्ति वही है जिसका नाम जमा किए गए दस्तावेज़ों में है।
नियोक्ता या स्क्रीनिंग कंपनी इन्हें जांच सकती है:
- पूरा नाम।
- जन्म तिथि।
- फ़ोटोग्राफ़।
- दस्तावेज़ संख्या।
- नाम में बदलाव।
- सरकार द्वारा जारी पहचान दस्तावेज़।
भारत में आमतौर पर जमा किए जाने वाले दस्तावेज़ों में PAN, पासपोर्ट, वोटर ID, ड्राइविंग लाइसेंस और Aadhaar से संबंधित जानकारी शामिल हैं। नियोक्ताओं को केवल वही जानकारी लेनी चाहिए जिसकी उन्हें वास्तव में ज़रूरत है और संवेदनशील दस्तावेज़ों की अनावश्यक प्रतियां रखने से बचना चाहिए।
रोज़गार इतिहास
रोज़गार वेरिफ़िकेशन जांचता है कि उम्मीदवार ने वास्तव में रिज़्यूमे में सूचीबद्ध संगठनों में काम किया है या नहीं।
पिछले नियोक्ता से इनकी पुष्टि करने को कहा जा सकता है:
- कंपनी का नाम।
- पदनाम।
- जॉइनिंग की तारीख।
- अंतिम कार्य दिवस।
- विभाग।
- रोज़गार की स्थिति।
- नौकरी छोड़ने का कारण, जहां उचित हो।
- दोबारा हायर किए जाने की पात्रता, जहां पूर्व नियोक्ता यह जानकारी देता है।
रोज़गार की तारीखों में कुछ दिनों का अंतर हमेशा बेईमानी का संकेत नहीं होता। यह नोटिस अवधि, पेरोल रिकॉर्ड, ग्रुप कंपनियों के बीच स्थानांतरण या किसी साधारण रिपोर्टिंग त्रुटि के कारण हो सकता है। उम्मीदवार को इस अंतर को समझाने का अवसर मिलना चाहिए।
शिक्षा और योग्यताएं
शिक्षा वेरिफ़िकेशन उम्मीदवार की डिग्री, डिप्लोमा, प्रमाणपत्र या पेशेवर योग्यता की पुष्टि करता है।
जांच में ये शामिल हो सकते हैं:
- संस्थान का नाम।
- कोर्स या विशेषज्ञता।
- उपस्थिति की अवधि।
- पूरा करने का वर्ष।
- पंजीकरण या नामांकन संख्या।
- ग्रेड या अंक, यदि प्रासंगिक हो।
स्क्रीनिंग कंपनी कॉलेज, विश्वविद्यालय, परीक्षा बोर्ड या किसी अनुमोदित डिजिटल रिकॉर्ड प्रणाली से संपर्क कर सकती है। जिस योग्यता की पुष्टि न हो पाए, उसे आमतौर पर तुरंत नकली मानने के बजाय लंबित या विसंगतिपूर्ण चिह्नित किया जाता है।
आपराधिक या अदालती रिकॉर्ड
आपराधिक या अदालती रिकॉर्ड की जांच उम्मीदवार से जुड़े प्रासंगिक कानूनी रिकॉर्ड खोजती है।
यह जांच इन कामों वाली नौकरियों में अधिक आम है:
- सुरक्षा।
- नकदी या वित्तीय अधिकार।
- गोपनीय डेटा।
- वाहन और डिलीवरी।
- बच्चे या कमज़ोर वर्ग के लोग।
- स्वास्थ्य सेवा।
- घरों पर जाना।
- सरकारी या विनियमित कार्य।
किसी रिकॉर्ड की सावधानी से समीक्षा होनी चाहिए। बिना सत्यापित डेटाबेस मिलान, उसी नाम वाले किसी दूसरे व्यक्ति से जुड़े मामले, या पुराने मामले को पुष्ट, नौकरी से जुड़ी सज़ा की तरह नहीं माना जाना चाहिए।
पते का इतिहास
पता वेरिफ़िकेशन पुष्टि करता है कि उम्मीदवार कहां रहता है या रह चुका है।
आवश्यकता के अनुसार, नियोक्ता इन्हें वेरिफ़ाई कर सकता है:
- वर्तमान पता।
- स्थायी पता।
- पिछले पते।
- पते का प्रमाण।
- निवास की अवधि।
- पते से जुड़े स्थानीय रिकॉर्ड।
वेरिफ़िकेशन डिजिटल रूप से, जमा किए गए दस्तावेज़ों के ज़रिए या भौतिक विज़िट से पूरा किया जा सकता है। उम्मीदवार को पूरे और सटीक पते की जानकारी देनी चाहिए क्योंकि अधूरा पता इतिहास रिपोर्ट में देरी कर सकता है।
पेशेवर लाइसेंस
लाइसेंस जांच पुष्टि करती है कि उम्मीदवार के पास किसी विशेष नौकरी को करने के लिए ज़रूरी कानूनी अनुमति है।
यह इन पर लागू हो सकता है:
- डॉक्टर।
- नर्स।
- फ़ार्मासिस्ट।
- वकील।
- चार्टर्ड अकाउंटेंट।
- शिक्षक।
- इंजीनियर।
- सुरक्षा पेशेवर।
- वाणिज्यिक ड्राइवर।
नियोक्ता लाइसेंस नंबर, जारी करने वाले प्राधिकरण, वैधता, नवीनीकरण की स्थिति और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों की जांच कर सकता है।
रेफ़रेंस
रेफ़रेंस चेक में ऐसे व्यक्ति से बात की जाती है जिसने उम्मीदवार के साथ काम किया हो या उसकी निगरानी की हो।
किसी पूर्व मैनेजर या HR प्रतिनिधि से इनके बारे में पूछा जा सकता है:
- उम्मीदवार की ज़िम्मेदारियां।
- काम की गुणवत्ता।
- उपस्थिति।
- संवाद।
- पेशेवर आचरण।
- खूबियां।
- नौकरी छोड़ने का कारण।
रेफ़रेंस चेक तब सबसे उपयोगी होते हैं जब सवाल पद से जुड़े हों। असंबंधित निजी राय पूछने से प्रक्रिया अनुचित और अविश्वसनीय हो सकती है।
ड्राइविंग रिकॉर्ड
ड्राइविंग रिकॉर्ड की जांच तब की जाती है जब कर्मचारी कंपनी का वाहन चलाएगा या लोगों अथवा सामान का परिवहन करेगा।
नियोक्ता इन्हें वेरिफ़ाई कर सकता है:
- लाइसेंस की वैधता।
- व्यक्ति किस प्रकार का वाहन चला सकता है।
- समाप्ति की तारीख।
- गंभीर ट्रैफ़िक उल्लंघन।
- निलंबन।
- बड़ी दुर्घटनाएं।
- वाणिज्यिक ड्राइविंग की अनुमतियां।
एक डिलीवरी एग्ज़ीक्यूटिव और एक सॉफ़्टवेयर डेवलपर एक ही कंपनी के लिए काम कर सकते हैं, लेकिन इस तरह की जांच की ज़रूरत संभवतः केवल डिलीवरी एग्ज़ीक्यूटिव को होगी।
क्रेडिट / वित्तीय जानकारी
वित्तीय बैकग्राउंड चेक उन पदों के लिए किया जा सकता है जिनमें पैसा, बैंकिंग, अकाउंटिंग, लोन, प्रोक्योरमेंट या वित्तीय मंज़ूरियां शामिल हों।
यह आमतौर पर हर नौकरी के लिए प्रासंगिक नहीं होता। वित्तीय जानकारी मांगने से पहले नियोक्ता के पास स्पष्ट व्यावसायिक कारण होना चाहिए और उसे लागू गोपनीयता व रोज़गार संबंधी आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।
यह जांच वित्तीय विश्वसनीयता से जुड़ी जानकारी देख सकती है, लेकिन इसे उम्मीदवार के निजी जीवन की अनियंत्रित समीक्षा नहीं बनना चाहिए।
अन्य पद-विशिष्ट जांचें
कुछ नियोक्ता नौकरी की प्रकृति के लिए ज़रूरी होने पर अतिरिक्त जांचें करते हैं।
उदाहरणों में शामिल हैं:
- कार्य करने के अधिकार का वेरिफ़िकेशन।
- चिकित्सीय फ़िटनेस आकलन।
- ड्रग टेस्टिंग।
- प्रतिबंध सूची स्क्रीनिंग।
- सिक्योरिटी क्लीयरेंस।
- पेशेवर अनुशासनात्मक जांच।
- अंतरराष्ट्रीय निवास वेरिफ़िकेशन।
- बाल-सुरक्षा स्क्रीनिंग।
- सार्वजनिक पेशेवर प्रोफ़ाइल की समीक्षा।
मुख्य सिद्धांत प्रासंगिकता है। किसी कंपनी को केवल इसलिए संवेदनशील जानकारी नहीं जुटानी चाहिए कि वह उपलब्ध है।
बैकग्राउंड चेक के प्रकार
प्री-एम्प्लॉयमेंट बैकग्राउंड चेक
प्री-एम्प्लॉयमेंट बैकग्राउंड चेक उम्मीदवार के संगठन से जुड़ने से पहले पूरा किया जाता है।
यह इंटरव्यू के बाद या नियोक्ता द्वारा सशर्त ऑफ़र जारी करने के बाद शुरू हो सकता है। आम जांचों में पहचान, शिक्षा, रोज़गार, पता, रेफ़रेंस और आपराधिक रिकॉर्ड शामिल हैं।
एम्प्लॉयमेंट बैकग्राउंड चेक
एम्प्लॉयमेंट बैकग्राउंड चेक व्यक्ति के पिछले कार्य अनुभव पर केंद्रित होता है।
यह पुष्टि करता है कि उम्मीदवार ने बताई गई कंपनियों में काम किया है या नहीं, और पदनाम, तारीखें और ज़िम्मेदारियां आवेदन से मेल खाती हैं या नहीं।
आपराधिक पृष्ठभूमि की जाँच
आपराधिक बैकग्राउंड चेक प्रासंगिक पुलिस, अदालती या कानूनी रिकॉर्ड खोजता है।
इन रिकॉर्ड की उपलब्धता और विश्वसनीयता देश और प्रयुक्त स्रोत पर निर्भर करती है। नियोक्ताओं को बिना सत्यापित ऑनलाइन परिणाम पर यह जांचे बिना भरोसा नहीं करना चाहिए कि वह सही व्यक्ति से संबंधित है या नहीं।
प्रोफ़ेशनल बैकग्राउंड चेक
प्रोफ़ेशनल बैकग्राउंड चेक योग्यताओं, लाइसेंस, कार्य इतिहास, प्रमाणपत्रों और रेफ़रेंस को देखता है।
यह विशेषज्ञ, विनियमित, प्रबंधकीय और क्लाइंट से जुड़े पदों के लिए आम है।
ड्राइविंग बैकग्राउंड चेक
ड्राइविंग बैकग्राउंड चेक व्यक्ति के लाइसेंस और ड्राइविंग इतिहास को वेरिफ़ाई करता है।
परिवहन कंपनियां, लॉजिस्टिक्स व्यवसाय, डिलीवरी प्लेटफ़ॉर्म, फ़ील्ड-सर्विस प्रदाता और वाहन बेड़े वाली कंपनियां आमतौर पर इसका उपयोग करती हैं।
वित्तीय बैकग्राउंड चेक
वित्तीय बैकग्राउंड चेक उन पदों के लिए बना है जहां कर्मचारी पैसे को नियंत्रित कर सकता है, लेन-देन मंज़ूर कर सकता है, खाते संभाल सकता है या वित्तीय जानकारी तक पहुंच सकता है।
यह आमतौर पर सामान्य ऑफ़िस कार्य की तुलना में फ़ाइनेंस, बैंकिंग, अकाउंटिंग, ट्रेज़री और प्रोक्योरमेंट पदों के लिए अधिक प्रासंगिक है।
अंतरराष्ट्रीय बैकग्राउंड चेक
अंतरराष्ट्रीय बैकग्राउंड चेक तब आवश्यक होता है जब उम्मीदवार ने किसी अन्य देश में रहकर, पढ़ाई या काम किया हो।
इसमें अधिक समय लग सकता है क्योंकि रिकॉर्ड अलग-अलग भाषाओं, प्रारूपों, डेटाबेस और कानूनी प्रणालियों में रखे हो सकते हैं। नियोक्ता को विदेशी शिक्षा, रोज़गार, आपराधिक रिकॉर्ड, पते का इतिहास, पासपोर्ट जानकारी या कार्य प्राधिकरण को वेरिफ़ाई करने की ज़रूरत पड़ सकती है।
बैकग्राउंड चेक कैसे काम करता है / प्रक्रिया क्या है?
प्रक्रिया आमतौर पर एक सीधे क्रम में चलती है:
- नियोक्ता तय करता है कि क्या जांचना है।
जांचें पद के अनुरूप होनी चाहिए। कोई कंपनी एक पद के लिए केवल रोज़गार और शिक्षा का वेरिफ़िकेशन चुन सकती है, जबकि दूसरे पद के लिए व्यापक पैकेज चुन सकती है। - उम्मीदवार को नोटिस या सहमति फ़ॉर्म मिलता है।
फ़ॉर्म में बताया जाना चाहिए कि कौन-सी जानकारी ली जाएगी, उसकी ज़रूरत क्यों है और उसे कौन संभालेगा। - उम्मीदवार अपने ब्योरे और दस्तावेज़ जमा करता है।
इसमें पहचान प्रमाण, पते, नियोक्ताओं के नाम, शैक्षणिक रिकॉर्ड और रेफ़रेंस के संपर्क शामिल हो सकते हैं। - वेरिफ़िकेशन टीम संबंधित स्रोतों से संपर्क करती है।
वह पूर्व नियोक्ताओं, कॉलेजों, लाइसेंसिंग प्राधिकरणों, अदालतों, रेफ़रेंस या अनुमोदित डेटाबेस से संपर्क कर सकती है। - जानकारी की तुलना उम्मीदवार के दावों से की जाती है।
रिपोर्ट में सत्यापित ब्योरे, अनुपलब्ध जानकारी, लंबित जांचें या विसंगतियां दिख सकती हैं। - स्पष्टीकरण की ज़रूरत होने पर उम्मीदवार से संपर्क किया जाता है।
किसी असंगति की कोई सामान्य वजह हो सकती है, इसलिए उसे धोखाधड़ी मान लेने के बजाय उसकी जांच की जानी चाहिए। - नियोक्ता अंतिम रिपोर्ट की समीक्षा करता है।
रिपोर्ट को इंटरव्यू, कौशल, अनुभव और पद की आवश्यकताओं के साथ देखा जाता है।
भारत में Quinfy भी ऐसी ही प्रक्रिया बताता है: उम्मीदवार जानकारी देता है, ब्योरे वेरिफ़िकेशन सिस्टम में अपलोड किए जाते हैं, संबंधित स्रोतों से संपर्क किया जाता है और नियोक्ता को एक संरचित रिपोर्ट मिलती है।
बैकग्राउंड चेक कब किया जाता है?
बैकग्राउंड चेक इन समयों पर हो सकता है:
- उम्मीदवार के आवेदन करने के बाद।
- इंटरव्यू के बाद।
- उम्मीदवार के शॉर्टलिस्ट होने पर।
- सशर्त ऑफ़र के बाद।
- जॉइनिंग की तारीख से पहले।
- ऑनबोर्डिंग के दौरान।
- आंतरिक पदोन्नति के बाद।
- अनुबंध का नवीनीकरण होने पर।
- जब क्लाइंट नए सिरे से वेरिफ़िकेशन मांगे।
कई नियोक्ता अपना पसंदीदा उम्मीदवार चुनने तक इंतज़ार करते हैं। इससे वे हर आवेदक से विस्तृत व्यक्तिगत जानकारी लेने से बचते हैं।
कुछ कंपनियां प्रक्रिया को दो चरणों में बांटती हैं। बुनियादी पहचान या डेटाबेस जांचें जॉइनिंग से पहले हो सकती हैं, जबकि रोज़गार, शिक्षा और पता वेरिफ़िकेशन ऑफ़र के बाद भी जारी रह सकते हैं।
बैकग्राउंड चेक में कितना समय लगता है?
एक सरल बैकग्राउंड चेक कुछ दिनों में पूरा हो सकता है। विस्तृत जांच में एक से तीन सप्ताह या उससे अधिक समय लग सकता है।
समय आमतौर पर इन बातों पर निर्भर करता है:
- उम्मीदवार कितनी जल्दी पूरे दस्तावेज़ जमा करता है।
- पिछले नियोक्ता जवाब देते हैं या नहीं।
- कॉलेज या विश्वविद्यालय जवाब देता है या नहीं।
- कितने पतों की जांच करनी है।
- उम्मीदवार ने विदेश में रहकर या काम किया है या नहीं।
- पते पर भौतिक विज़िट ज़रूरी है या नहीं।
- नाम या जन्म तिथि के स्पष्टीकरण की ज़रूरत है या नहीं।
- रिकॉर्ड डिजिटल रूप में उपलब्ध हैं या नहीं।
नियोक्ता को यह नहीं मान लेना चाहिए कि रिपोर्ट में देरी का मतलब कुछ गलत है। पूर्व कंपनी जवाब देने में धीमी हो सकती है, या कोई शैक्षणिक संस्थान अनुरोधों को केवल कुछ खास दिनों पर प्रोसेस करता हो।
बैकग्राउंड चेक में क्या समस्या पैदा कर सकता है?
निम्नलिखित मुद्दे आमतौर पर देरी या विसंगतियां पैदा करते हैं:
- जॉइनिंग या नौकरी छोड़ने की गलत तारीखें।
- ऐसा पदनाम जो आधिकारिक रिकॉर्ड से मेल नहीं खाता।
- ऐसी डिग्री जिसकी पुष्टि नहीं हो सकती।
- अनुपलब्ध दस्तावेज़।
- अधूरा पता।
- बिना समर्थक प्रमाण के नाम में अंतर।
- रोज़गार की ऐसी अवधि जिसका खुलासा नहीं किया गया।
- समाप्त हो चुका पेशेवर लाइसेंस।
- कमज़ोर या संपर्क से बाहर रेफ़रेंस।
- अदालती रिकॉर्ड का ऐसा मिलान जिसकी जांच ज़रूरी है।
- रिज़्यूमे और आवेदन फ़ॉर्म में अलग-अलग जानकारी।
- नकली, बदले हुए या भ्रामक दस्तावेज़।
विसंगति का मतलब हमेशा विफल जांच नहीं होता। उदाहरण के लिए, किसी उम्मीदवार ने स्टाफिंग एजेंसी के ज़रिए काम किया हो लेकिन रिज़्यूमे में क्लाइंट कंपनी का नाम लिखा हो। रोज़गार की व्यवस्था समझाए जाने तक रिकॉर्ड अलग दिख सकता है।
सबसे सुरक्षित तरीका ईमानदारी से जवाब देना और सही जानकारी का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ देना है।
बैकग्राउंड चेक में नियोक्ता क्या देखते हैं?
नियोक्ता आमतौर पर चार चीज़ें देखते हैं: सटीकता, ईमानदारी, प्रासंगिकता और एकरूपता।
वे जानना चाहते हैं:
- क्या उम्मीदवार असली पहचान का उपयोग कर रहा है।
- क्या योग्यताएं असली हैं।
- क्या कार्य इतिहास रिज़्यूमे से मेल खाता है।
- क्या उम्मीदवार के पास पद के लिए ज़रूरी लाइसेंस है।
- क्या नौकरी से जुड़ी कोई सुरक्षा या कानूनी चिंता है।
- क्या उम्मीदवार ने कोई महत्वपूर्ण जानकारी छिपाई है।
- क्या पूर्व नियोक्ता या रेफ़रेंस अनुभव की पुष्टि कर सकते हैं।
तारीख में गलती को नकली डिग्री से अलग तरह से देखा जा सकता है। निर्णय मुद्दे की गंभीरता और नौकरी से उसके संबंध पर निर्भर होना चाहिए।
क्या हर नौकरी के लिए एक जैसा बैकग्राउंड चेक चाहिए?
नहीं। बैकग्राउंड चेक उस काम के अनुरूप होना चाहिए जो व्यक्ति करेगा।
कंटेंट राइटर हायर करने वाली कंपनी को शायद केवल पहचान, रोज़गार और शिक्षा के वेरिफ़िकेशन की ज़रूरत हो। ड्राइवर हायर करने वाली कंपनी को लाइसेंस और ट्रैफ़िक-रिकॉर्ड की जांच चाहिए हो सकती है। किसी अस्पताल को शिक्षा, पंजीकरण, रोज़गार, रेफ़रेंस और आपराधिक रिकॉर्ड का वेरिफ़िकेशन चाहिए हो सकता है।
नियोक्ता को इन पर विचार करना चाहिए:
- पैसे या डेटा तक पहुंच का स्तर।
- ग्राहकों से संपर्क।
- बच्चों या कमज़ोर वर्ग के लोगों से संपर्क।
- वाहनों या उपकरणों का उपयोग।
- नियामक आवश्यकताएं।
- क्लाइंट की अपेक्षाएं।
- काम का स्थान।
- पद का जोखिम।
सभी के लिए एक ही महंगा स्क्रीनिंग पैकेज मंगवाने की तुलना में भूमिका-आधारित तरीका आमतौर पर बेहतर होता है।
विभिन्न प्रकार के कर्मचारियों के लिए बैकग्राउंड चेक
कर्मचारी
कर्मचारियों की पहचान, पता, शिक्षा, रोज़गार, रेफ़रेंस और आपराधिक रिकॉर्ड की जांच हो सकती है।
गोपनीय जानकारी या कंपनी के वित्त तक पहुंच रखने वाले वरिष्ठ कर्मचारी के लिए अतिरिक्त जांचें ज़रूरी हो सकती हैं।
कॉन्ट्रैक्टर
ठेकेदारों की स्क्रीनिंग कंपनी परिसर में प्रवेश करने, सॉफ़्टवेयर सिस्टम तक पहुंचने, ग्राहकों से मिलने या गोपनीय जानकारी संभालने से पहले की जा सकती है।
नियोक्ता पहचान, व्यवसाय पंजीकरण, योग्यताएं, बीमा, रेफ़रेंस और प्रासंगिक कानूनी रिकॉर्ड की जांच कर सकता है।
गिग वर्कर्स
गिग वर्कर्स के लिए पहचान, पता, ड्राइविंग लाइसेंस, वाहन और आपराधिक रिकॉर्ड की जांच ज़रूरी हो सकती है, खासकर जब वे ग्राहकों के घर जाते हैं या सामान पहुंचाते हैं।
जांचें दी जा रही वास्तविक सेवा के आधार पर बनाई जानी चाहिए, न कि कर्मचारी के रोज़गार-वर्ग के आधार पर।
ड्राइवर
ड्राइवरों के लिए आमतौर पर लाइसेंस वेरिफ़िकेशन की ज़रूरत होती है और ट्रैफ़िक उल्लंघन, गंभीर दुर्घटनाओं, पहचान, पते और वाणिज्यिक परमिट की जांच भी हो सकती है।
कंपनियां ये जांचें समय-समय पर दोहरा सकती हैं क्योंकि हायरिंग के समय वैध लाइसेंस बाद में समाप्त हो सकता है या निलंबित हो सकता है।
स्वास्थ्य सेवा कर्मी
स्वास्थ्य सेवा कर्मी रोगी देखभाल, चिकित्सा रिकॉर्ड, दवाओं और संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी को संभालते हैं।
उनके वेरिफ़िकेशन में शिक्षा, पेशेवर पंजीकरण, रोज़गार, रेफ़रेंस, पहचान, पता, आपराधिक रिकॉर्ड और अनुशासनात्मक इतिहास शामिल हो सकते हैं।
उम्मीदवारों के लिए बैकग्राउंड चेक: आपको क्या जानना चाहिए?
उम्मीदवार को व्यक्तिगत जानकारी साझा करने से पहले स्क्रीनिंग नोटिस पढ़ना चाहिए।
इन बातों को ध्यान में रखें:
- नियोक्ता और स्क्रीनिंग प्रदाता का नाम जांचें।
- समझें कि कौन-सी जांचें मांगी जा रही हैं।
- सही तारीखें और पते जमा करें।
- नाम में किसी बदलाव या नौकरी के अंतराल को समझाएं।
- जमा किए गए दस्तावेज़ों की प्रतियां अपने पास रखें।
- पूर्व नियोक्ताओं और रेफ़रेंस के आधिकारिक संपर्क विवरण का उपयोग करें।
- जहां संभव हो, दस्तावेज़ सुरक्षित पोर्टल के ज़रिए अपलोड करें।
- वेरिफ़िकेशन टीम के सवाल पूछने पर तुरंत जवाब दें।
- पूछें कि गलत रिपोर्ट पर आपत्ति कैसे दर्ज की जाती है।
दस्तावेज़ को रिज़्यूमे से मिलाने के लिए उसमें बदलाव या फेरबदल न करें। कहीं अधिक गंभीर वेरिफ़िकेशन समस्या पैदा करने से बेहतर है कि ईमानदारी से हुई गलती को समझा दिया जाए।
यदि रिपोर्ट में गलत जानकारी है, तो नियोक्ता या स्क्रीनिंग कंपनी से पूछें कि आपत्ति कैसे दर्ज करें। समर्थक दस्तावेज़ दें और सुधार अनुरोध का लिखित रिकॉर्ड रखें।
भारत में बैकग्राउंड चेक
बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन भारतीय हायरिंग में आम हो गया है, खासकर IT, बैंकिंग, बिज़नेस प्रोसेस आउटसोर्सिंग, लॉजिस्टिक्स, स्वास्थ्य सेवा, सिक्योरिटी, रिटेल और घरेलू स्टाफिंग में।
भारत में BGV पैकेज में ये शामिल हो सकते हैं:
- पहचान वेरिफ़िकेशन।
- पता वेरिफ़िकेशन।
- रोज़गार वेरिफ़िकेशन।
- शिक्षा वेरिफ़िकेशन।
- आपराधिक या अदालती रिकॉर्ड की जांच।
- रेफ़रेंस चेक।
- पेशेवर लाइसेंस की जांच।
- ड्राइविंग रिकॉर्ड की जांच।
- वैश्विक डेटाबेस स्क्रीनिंग।
- कार्य करने के अधिकार की जांच।
यह प्रक्रिया नियोक्ता की HR टीम या किसी विशेषज्ञ वेरिफ़िकेशन कंपनी द्वारा पूरी की जा सकती है। Quinfy की एम्प्लॉयमेंट वेरिफ़िकेशन सेवाओं के अनुसार, पूर्व नियोक्ताओं से संपर्क करने से पहले आमतौर पर उम्मीदवार की सहमति ली जाती है।
भारत में गोपनीयता और सहमति
बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन में व्यक्तिगत डेटा शामिल होता है, इसलिए नियोक्ता को बताना चाहिए कि वह क्या जुटाना चाहता है और क्यों।
Digital Personal Data Protection Act, 2023 भारत में डिजिटल व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए एक ढांचा प्रदान करता है। वर्तमान HR मार्गदर्शन भी नोटिस, सहमति या अन्य लागू वैध आधार, सुरक्षा, सीमित पहुंच और उम्मीदवार की जानकारी के उचित संचालन पर ज़ोर देता है।
एक ज़िम्मेदार BGV प्रक्रिया को:
- उम्मीदवार को बताना चाहिए कि कौन-सी जानकारी जुटाई जाएगी।
- हर जांच का उद्देश्य समझाना चाहिए।
- केवल पद से प्रासंगिक जानकारी का उपयोग करना चाहिए।
- सहमति लेनी चाहिए या किसी लागू वैध आधार पर निर्भर रहना चाहिए।
- भरोसेमंद वेरिफ़िकेशन स्रोतों का उपयोग करना चाहिए।
- रिपोर्टों को अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित रखना चाहिए।
- गलत जानकारी को सुधारने का तरीका उपलब्ध कराना चाहिए।
- डेटा को केवल उचित अवधि तक ही रखना चाहिए।
- थर्ड-पार्टी स्क्रीनिंग वेंडरों का सावधानी से प्रबंधन करना चाहिए।
Quinfy का अनुपालन मार्गदर्शन स्पष्ट, सूचित सहमति, दस्तावेज़ों के सुरक्षित संचालन, जहां उचित हो वहां मास्क की गई पहचान जानकारी, आधिकारिक रोज़गार संपर्कों और सीमित डेटा प्रतिधारण की सिफ़ारिश करता है।
चूंकि डेटा-सुरक्षा नियम और क्रियान्वयन की समय-सीमाएं बदल सकती हैं, इसलिए बड़े पैमाने का स्क्रीनिंग कार्यक्रम बनाने से पहले नियोक्ताओं को वर्तमान कानूनी सलाह लेनी चाहिए।
बैकग्राउंड चेक बनाम बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन बनाम बैकग्राउंड स्क्रीनिंग
इन शब्दों का प्रयोग अक्सर ऐसे किया जाता है जैसे उनका अर्थ बिल्कुल एक ही हो, लेकिन प्रयोग में थोड़ा अंतर है।
| शब्द | अर्थ |
| बैकग्राउंड चेक | किसी व्यक्ति के रिकॉर्ड और इतिहास की सामान्य समीक्षा |
| बैकग्राउंड वेरिफिकेशन | इस बात की पुष्टि कि विशिष्ट जानकारी असली है |
| बैकग्राउंड स्क्रीनिंग | कई जांचों और जोखिम समीक्षा वाली व्यापक प्रक्रिया |
| कर्मचारी वेरिफ़िकेशन | मौजूदा या संभावित कर्मचारी पर केंद्रित वेरिफ़िकेशन |
| प्री-एम्प्लॉयमेंट स्क्रीनिंग | हायरिंग से पहले पूरी की गई जांचें |
उदाहरण के लिए, उम्मीदवार की डिग्री की पुष्टि करना शिक्षा वेरिफ़िकेशन है। डिग्री, पहचान, रोज़गार इतिहास, पता, रेफ़रेंस और आपराधिक रिकॉर्ड की एक साथ जांच करना व्यापक बैकग्राउंड-स्क्रीनिंग प्रक्रिया है।
इन-हाउस बनाम थर्ड-पार्टी बैकग्राउंड चेक
| कारक | इन-हाउस वेरिफ़िकेशन | थर्ड-पार्टी वेरिफ़िकेशन |
| कौन करता है? | नियोक्ता की HR या अनुपालन टीम | बाहरी स्क्रीनिंग प्रदाता |
| नियंत्रण | प्रक्रिया पर सीधा नियंत्रण | प्रक्रिया वेंडर के साथ साझा |
| लागत | कम मात्रा के लिए ठीक रह सकता है | अक्सर बड़ी मात्रा में हायरिंग के लिए उपयोगी |
| कवरेज | आंतरिक संपर्कों और सिस्टम पर निर्भर | इसमें कई वेरिफ़िकेशन चैनल शामिल हो सकते हैं |
| गति | स्टाफ की उपलब्धता पर निर्भर | अक्सर समर्पित वर्कफ़्लो द्वारा समर्थित |
| इनके लिए सबसे उपयुक्त | सरल और सीमित जांचें | कई स्थानों, बड़ी मात्रा या विस्तृत जांचें |
जब HR टीम के पास समय, प्रशिक्षण और विश्वसनीय स्रोतों तक पहुंच हो, तो इन-हाउस प्रक्रिया प्रभावी हो सकती है। जब कंपनी को फ़ील्ड विज़िट, अदालती खोज, अंतरराष्ट्रीय जांच, डिजिटल ट्रैकिंग या एप्लिकेंट-ट्रैकिंग इंटीग्रेशन चाहिए, तो थर्ड-पार्टी प्रदाता अधिक व्यावहारिक हो सकता है।
बाहरी एजेंसी का उपयोग करने से नियोक्ता की ज़िम्मेदारी खत्म नहीं होती। नियोक्ता को फिर भी उचित जांचें चुननी होंगी, उम्मीदवार के डेटा की रक्षा करनी होगी और विसंगतियों की निष्पक्ष समीक्षा करनी होगी।
बैकग्राउंड चेक में उपयोग होने वाली टेक्नोलॉजी
टेक्नोलॉजी ने कंपनियों के वेरिफ़िकेशन जानकारी जुटाने और ट्रैक करने का तरीका बदल दिया है।
आधुनिक स्क्रीनिंग प्रक्रिया में ये उपयोग हो सकते हैं:
- डिजिटल सहमति फ़ॉर्म।
- सुरक्षित दस्तावेज़-अपलोड लिंक।
- दस्तावेज़ पढ़ने के लिए OCR।
- पहचान और PAN वेरिफ़िकेशन।
- DigiLocker या शैक्षणिक-रिकॉर्ड खोज।
- API इंटीग्रेशन।
- स्वचालित रिमाइंडर।
- एप्लिकेंट-ट्रैकिंग इंटीग्रेशन।
- डिजिटल हस्ताक्षर।
- डैशबोर्ड-आधारित केस ट्रैकिंग।
- भूमिका-आधारित एक्सेस।
- एन्क्रिप्शन और ऑडिट लॉग।
टेक्नोलॉजी प्रक्रिया को तेज़ बनाती है, लेकिन वह पूर्ण नहीं है। स्वचालित सिस्टम मिलते-जुलते नाम वाले दो लोगों को आपस में उलझा सकता है या किसी पुराने दस्तावेज़ को गलत पढ़ सकता है। नियोक्ता के कार्रवाई करने से पहले महत्वपूर्ण परिणामों की मानवीय समीक्षा फिर भी ज़रूरी है।
Quinfy बैकग्राउंड चेक में कैसे सहयोग करता है
Quinfy उन नियोक्ताओं के लिए बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन और स्क्रीनिंग सेवाएं देता है जो ऑनबोर्डिंग से पहले या नौकरी के दौरान उम्मीदवार की जानकारी जांचना चाहते हैं।
पद के अनुसार, Quinfy इन जैसी जांचों में सहयोग कर सकता है:
- पहचान वेरिफ़िकेशन।
- पता वेरिफ़िकेशन।
- रोज़गार वेरिफ़िकेशन।
- शिक्षा वेरिफ़िकेशन।
- आपराधिक रिकॉर्ड स्क्रीनिंग।
- रेफ़रेंस चेक।
- पेशेवर लाइसेंस की जांच।
- डेटाबेस स्क्रीनिंग।
- पद-विशिष्ट वेरिफ़िकेशन।
- डिजिटल ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग।
एक संरचित प्रक्रिया HR टीमों को बिखरे ईमेल और मैन्युअल फ़ॉलो-अप से बचने में मदद कर सकती है। इससे नियोक्ता को साफ़ दिखता है कि कौन-सी जांचें पूरी हैं, कौन-सी लंबित हैं और उम्मीदवार की जानकारी में कहां स्पष्टीकरण चाहिए।
उदाहरण के लिए, यदि पूर्व नियोक्ता ने जवाब नहीं दिया है, तो केस को गलत ढंग से विफल चिह्नित करने के बजाय लंबित रखा जा सकता है। यदि उम्मीदवार की तारीखें पूर्व नियोक्ता के रिकॉर्ड से अलग हैं, तो HR टीम अंतिम निर्णय से पहले स्पष्टीकरण मांग सकती है।
सही स्क्रीनिंग पैकेज नौकरी, उद्योग, स्थान, एक्सेस स्तर, उम्मीदवार की जानकारी और लागू गोपनीयता आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।
बैकग्राउंड चेक के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बैकग्राउंड चेक क्या है?
बैकग्राउंड चेक किसी व्यक्ति की पहचान, शिक्षा, रोज़गार, पते, रेफ़रेंस, आपराधिक रिकॉर्ड, लाइसेंस या नौकरी से जुड़ी अन्य जानकारी की समीक्षा है।
बैकग्राउंड चेक में क्या शामिल होता है?
इसमें पहचान, रोज़गार, शिक्षा, पता, आपराधिक रिकॉर्ड, रेफ़रेंस, ड्राइविंग, वित्तीय, पेशेवर लाइसेंस और अंतरराष्ट्रीय जांचें शामिल हो सकती हैं।
बैकग्राउंड चेक में कितना समय लगता है?
बुनियादी जांच में कुछ दिन लग सकते हैं। रोज़गार, शिक्षा, पता, अदालत या अंतरराष्ट्रीय जांचों में कई सप्ताह लग सकते हैं।
क्या बैकग्राउंड चेक के लिए नियोक्ताओं को सहमति चाहिए?
नियोक्ताओं को उम्मीदवारों को स्क्रीनिंग प्रक्रिया की स्पष्ट जानकारी देनी चाहिए और जहां लागू हो वहां सहमति लेनी चाहिए या कोई अन्य वैध आधार अपनाना चाहिए। सटीक आवश्यकता डेटा के प्रकार, उद्देश्य और वर्तमान कानून पर निर्भर करती है।
क्या नौकरी में अंतराल बैकग्राउंड चेक में फ़ेल कर सकता है?
नहीं। नौकरी में अंतराल से उम्मीदवार अपने आप फ़ेल नहीं होता। नियोक्ता स्पष्टीकरण या समर्थक दस्तावेज़ मांग सकता है।
क्या बैकग्राउंड चेक नकली डिग्री पकड़ सकता है?
हां। शिक्षा वेरिफ़िकेशन ऐसी योग्यता की पहचान कर सकता है जिसकी पुष्टि नहीं हो पाती या जो उम्मीदवार की जमा की गई जानकारी से मेल नहीं खाती।
क्या आपराधिक रिकॉर्ड अपने आप किसी को नौकरी पाने से रोक देता है?
नहीं। इसका असर रिकॉर्ड, नौकरी से उसकी प्रासंगिकता, उसकी पुरानी होने की स्थिति, उसकी सटीकता और लागू कानूनी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।
यदि रिपोर्ट में कोई गलती हो तो क्या होता है?
उम्मीदवार को नियोक्ता या स्क्रीनिंग प्रदाता से संपर्क करना चाहिए, सुधार की प्रक्रिया पूछनी चाहिए और सही जानकारी के समर्थन में दस्तावेज़ जमा करने चाहिए।
क्या बैकग्राउंड चेक में सोशल मीडिया शामिल होता है?
कुछ नियोक्ता सार्वजनिक पेशेवर या सोशल मीडिया जानकारी की समीक्षा कर सकते हैं, लेकिन वह पद से प्रासंगिक होनी चाहिए और सावधानी से संभाली जानी चाहिए। निजी या असंबंधित व्यक्तिगत गतिविधि को मानक रोज़गार जानकारी नहीं माना जाना चाहिए।
क्या बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन और बैकग्राउंड चेक एक ही हैं?
ये आपस में निकटता से जुड़े हैं। बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन का आमतौर पर मतलब किसी विशेष तथ्य की पुष्टि करना होता है, जबकि बैकग्राउंड चेक एक साथ कई क्षेत्रों को शामिल कर सकता है।
क्या नियोक्ता हायर करने के बाद बैकग्राउंड चेक कर सकता है?
हां। कुछ संगठन संवेदनशील पदों, पदोन्नति, अनुबंध नवीनीकरण, क्लाइंट की आवश्यकताओं या निरंतर अनुपालन के लिए हायरिंग के बाद भी जांचें दोहराते हैं।
भारत में बैकग्राउंड चेक के लिए कौन-से दस्तावेज़ चाहिए?
दस्तावेज़ चुनी गई जांचों पर निर्भर करते हैं। इनमें पहचान प्रमाण, पते का प्रमाण, शिक्षा प्रमाणपत्र, रोज़गार का ब्योरा, रेफ़रेंस की जानकारी, पेशेवर लाइसेंस और सहमति फ़ॉर्म शामिल हो सकते हैं।
क्या उम्मीदवार बैकग्राउंड चेक से मना कर सकता है?
उम्मीदवार जांच के उद्देश्य और दायरे के बारे में सवाल पूछ सकता है। हालांकि, किसी आवश्यक और वैध वेरिफ़िकेशन से इनकार करने से नियोक्ता की हायरिंग प्रक्रिया आगे बढ़ाने की क्षमता प्रभावित हो सकती है।
क्या थर्ड-पार्टी बैकग्राउंड चेक भरोसेमंद होता है?
यह तब भरोसेमंद हो सकता है जब प्रदाता अधिकृत स्रोतों, स्पष्ट प्रक्रियाओं, प्रशिक्षित समीक्षकों, डेटा-सुरक्षा नियंत्रणों और उचित विवाद प्रक्रिया का उपयोग करता हो। फिर भी नियोक्ताओं को स्वचालित परिणाम पर आंख मूंदकर भरोसा करने के बजाय रिपोर्ट की समीक्षा करनी चाहिए।
निष्कर्ष
बैकग्राउंड चेक आधुनिक हायरिंग में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, क्योंकि वे नियोक्ताओं को उम्मीदवार की पहचान, शिक्षा, रोज़गार इतिहास, पते, पेशेवर योग्यताओं और नौकरी से जुड़े अन्य विवरणों को वेरिफ़ाई करने में मदद करते हैं। बैकग्राउंड चेक का दायरा पद, संगठन की आवश्यकताओं और शामिल ज़िम्मेदारी के स्तर पर निर्भर करता है। उचित वेरिफ़िकेशन प्रक्रिया उम्मीदवारों को अंतिम हायरिंग निर्णय से पहले विसंगतियों को स्पष्ट करने और गलत जानकारी को सुधारने का अवसर भी देती है।
जो संगठन इस प्रक्रिया को सरल बनाना चाहते हैं, उनके लिए किसी भरोसेमंद बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन कंपनी के साथ काम करना जांचों को अधिक कुशलता से संभालने में मदद कर सकता है। रोज़गार, शिक्षा, पहचान और पता वेरिफ़िकेशन सहित भारत में बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन सेवाएं खोजने वाले व्यवसायों के लिए Quinfy एक विकल्प है। नियोक्ताओं को साझेदार चुनने से पहले प्रदाता की वेरिफ़िकेशन विधियों, टर्नअराउंड समय, रिपोर्टिंग प्रक्रिया और डेटा सुरक्षा पद्धतियों का आकलन करना चाहिए।
अंततः, प्रभावी बैकग्राउंड चेक का मतलब केवल विसंगतियों की पहचान करना नहीं है। यह प्रासंगिक जानकारी को सटीक रूप से वेरिफ़ाई करने, उम्मीदवारों के साथ निष्पक्ष व्यवहार करने और नियोक्ताओं को सोच-समझकर हायरिंग निर्णय लेने में मदद करने के बारे में है।
